Rejlers externa ändamålsbehandlingar

På denna sida redovisas de externa personuppgiftsbehandlingar som Rejlers vidtar. Det vill säga att alla behandlingar som riktar sig till kunder, underkonsulter, leverantörer, aktieägare, potentiella affärspartners och rekryteringar finns beskrivna här. I de fall en behandling framstår som oklar eller otillräcklig är det alltid möjligt att kontakta Rejlers via dataskyddsgruppen@rejlers.se för att få en mer detaljerad beskrivning av behandlingarna eller för att begära ett registerutdrag beträffande hur Rejlers behandlar just dina personuppgifter.

Uppfylla förpliktelser enligt avtal

Rejlers behandlar personuppgifter för att kunna uppfylla förpliktelser enligt våra affärsavtal. Vi behandlar personuppgifter rörande kunder, samarbetspartners och andra affärsrelationer. Vi samlar in uppgifter direkt från dig eller ditt företag eller från offentligt tillgängliga källor.

Kategorier av personuppgifter: ​Adress E-post Namn Telefonnummer	​Laglig grund: ​Fullgöra avtal Rejlers kommer att hantera de personuppgifter som är nödvändiga för att fullgöra avtalet och uppfylla våra åtaganden och skyldigheter samt tillvarata våra rättigheter enligt avtal.
Bevarandetid: Personuppgifterna bevaras under tiden för arbetet samt för uppdragets avtalade garantitid räknat från den tidpunkt då arbetet slutförts eller så länge avtalet är giltigt eller kan ha rättsverkningar.

Uppfylla skyldigheter i egenskap av noterat aktiebolag

Rejlers behandlar personuppgifter för att kunna uppfylla sina skyldigheter i egenskap av noterat aktiebolag vilket innebär att vi hanterar uppgifter i bolagshandlingar, aktieboken och vid upprättande av insiderförteckningar. Vi behandlar personuppgifter rörande anställda, styrelseledamöter, aktieägare, revisorer och juridiska ombud. Vi samlar in personuppgifter direkt från berörda personer, från värdepapperscentral och via offentligt tillgängliga källor.

Kategorier av personuppgifter: Namn Adress  Personnummer Telefonnummer E-post

​Laglig grund: ​Fullgöra rättsliga förpliktelser Rejlers har en skyldighet att behandla personuppgifter för att efterleva de rättsliga förpliktelser som ställs på ett noterat aktiebolag.

Bevarandetid: Rejlers bevarar personuppgifterna under den period som krävs enligt lag. Insiderförteckningar sparas i enlighet med marknadsmissbrukslagen under en period av fem (5) år efter att de upprättats eller uppdaterats. Aktiebok ska enligt aktiebolagslagen upprätthållas under hela den period då bolaget är verksamt och bevaras i 10 år efter bolagets upplösning alternativt 10 år för uppgifter som tagits bort ur aktieboken.

Hantera rättsliga processer

Rejlers behandlar personuppgifter föra att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Vi behandlar personuppgifter om de personer som har koppling till det rättsliga anspråket. Vi samlar in uppgifter direkt från berörda personer, deras arbetsgivare och offentligt tillgängliga källor.

Kategorier av personuppgifter: Adress E-post Facklig tillhörighet  Hälsouppgifter Namn Personnummer Telefonnummer	​Laglig grund:​ Rättsligt anspråk Rejlers behandlar de personuppgifter som är nödvändiga för att hantera eventuella rättsliga anspråk.
Bevarandetid: Personuppgifter som behandlas kommer endast att bevaras under den period de är nödvändiga för hanterandet av den rättsliga processen.

Marknadsföring

Rejlers behandlar personuppgifter för att kunna genomföra marknadsföring.

Kategorier av personuppgifter: ​E-post Foto Namn	​Laglig grund: ​Intresseavvägning Rejlers berättigade intresse är att marknadsföra oss för att sälja, utveckla och förbättra tjänster samt behålla och skapa en god kundkontakt.
Bevarandetid: Personuppgifterna bevaras under den pågående kampanjen. Rejlers går igenom avslutade marknadsföringskampanjer och rensar alla personuppgifter som inte längre är relevanta. Om en person invänder mot marknadsföringen upphör vi genast med behandlingen.

Affärsförbindelser

Rejlers behandlar personuppgifter för att bibehålla och ingå affärsförbindelser. Vi behandlar personuppgifter rörande anställda och uppdragstagare på kundföretag som agerar som kontaktpersoner i våra affärsförbindelser. Vi samlar in personuppgifter direkt från berörd person eller från kundföretaget.

Kategorier av personuppgifter: ​E-post Namn Telefonnummer	​Laglig grund: ​Intresseavvägning Rejlers berättigade intresse är att upprätthålla och möjliggöra affärsförbindelser för pågående och potentiella framtida affärer.
Bevarandetid: Rejlers går igenom de personuppgifter som bevarats under denna kategori var 60:e dag och gallra personuppgifter som inte längre är relevanta. Personuppgifter som behandlats under detta ändamål kommer maximalt att lagras under en period av två (2) år.

Rejlers Network

Rejlers behandlar personuppgifter i en digital partnerplattform för att kunna hitta personer till våra uppdrag. Vi behandlar personuppgifter rörande potentiella nya eller befintliga medarbetare. Vi samlar in personuppgifter direkt från berörd person som väljer att skapa ett konto på Rejlers Network.

Kategorier av personuppgifter: Namn Adress E-post Födelsedatum Personnummer Telefonnummer Betyg CV

​Laglig grund: Intresseavvägning Rejlers berättigade intresse är att kunna hitta och rekrytera personer till våra uppdrag.

Bevarandetid: Rejlers ser över personuppgifterna var sjätte (6:e) månad och kommer att kontakta de användare som varit inaktiva i mer än fem (5) år. Inaktiva användare kommer få en påminnelse om att deras uppgifter behandlas för ändamålet och ges möjligheten att yttra sig om de vill vara kvar i systemet. Får Rejlers inget svar på den utskickade påminnelsen kommer personuppgifterna att raderas tre (3) månader efter utskick.

Rekryteringar

Rejlers behandlar personuppgifter för att kunna rekrytera personal. Vi behandlar personuppgifter rörande aktivt arbetssökande, personer vi söker upp själva (headhunting) och referenser. Vi samlar in personuppgifter från den som deltar i rekryteringsprocessen och via offentligt tillgängliga källor.

Rejlers kommer att säkerställa att tillgången till aktuella personuppgifter är tillräckligt skyddad genom lämpliga säkerhetsåtgärder och med beaktande av den senaste utvecklingen, implementeringskostnad och arten, omfattningen, omständigheterna och syftet med behandlingen samt risken.

Rejlers genomför bakgrundskontroll på slutkandidaten i samtliga rekryteringar. För vissa tjänster kan även andra typer av kontroller göras, till exempel när aktuell kund lyder under säkerhetsskyddslagen och ställer krav på att de konsulter som arbetar i uppdrag åt aktuell kund har genomgått säkerhetsprövning.

Kategorier av personuppgifter som behandlas: Den information kandidaten väljer att ge oss i samband med ansökan av en tjänst hos oss, såsom Namn Adress E-post Födelsedatum Personnummer Telefonnummer Utbildning Information om tidigare anställningar Information i personligt brev Betyg CV De personuppgifter som framkommit vid en bakgrundskontroll i form av personalia, ekonomi, juridiska förekomster, verifiering av arbetsgivare och studier, sociala medier Resultat av ett eller flera personlighetstester	Laglig grund: Intresseavvägning Intresseavvägning utgör den lagliga grunden vid behandling av personuppgifter gällande aktivt sökande, headhunting och referenstagning. Rejlers berättigade intresse är att bedöma om aktuell kandidat är lämplig för en viss tjänst samt att rekrytera personal. Samtycke Om uppgifterna sparas för framtida rekryteringar används kandidatens samtycke. Om kandidaten har lämnat sitt samtycke till en viss behandling av personuppgifter, så kan kandidaten när som helst återkalla hela eller delar av sitt samtycke. Avtal När en rekrytering avslutas och övergår till en anställning utgör anställningsavtalet den lagliga grunden. Ändamålet är att vi ska kunna uppfylla våra skyldigheter och åtaganden som arbetsgivare.
Bevarandetid: Personuppgifter som Rejlers behandlar i syfte att administrera en ansökan till en specifik tjänst sparas så länge de är nödvändiga för ansökningsförfarandet och under den tid tillsättande av en tjänst kan ifrågasättas, vilket innebär att uppgifterna raders två år efter initialt medgivande från kandidaten. Personuppgifter som framkommit genom en bakgrundskontroll behandlas endast under 72 timmar från att Rejlers tagit del av sammanställningen från kontrollen. När en rekrytering övergår till en anställning sparas de nödvändiga uppgifterna under anställningsförhållandet.
I Rekryteringsprocessen använder vi Teamtailor och Adway.